Nie każda osoba objęta szkoleniem okresowym BHP może liczyć na realizację zdalną, mimo że szkolenie ma charakter przypominający i ugruntowujący wiedzę. Obowiązek dotyczy pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych oraz także pracodawców i osób kierujących pracownikami, przy czym zdalna forma może wchodzić w grę dla wybranych grup. Najczytelniej oddzielić przypadki dopuszczające szkolenie online od sytuacji, w których wymagana jest forma stacjonarna.
Obowiązek szkolenia okresowego BHP – kogo dotyczy i jaka może być forma online
Szkolenie okresowe BHP ma charakter przypominający i ugruntowujący wiedzę z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Częstotliwość odbywania szkoleń zależy od stanowiska i warunków pracy. Obowiązek uczestnictwa dotyczy pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych, a także obejmuje pracodawców oraz inne osoby kierujące pracownikami.
Szkolenia okresowe BHP mogą być prowadzone przez pracodawców lub – na ich zlecenie – przez jednostki szkoleniowe działające w zakresie BHP. Istotne jest zachowanie zgodności programu szkolenia z programem ramowym wyznaczonym przez ustawodawcę. Dopuszczalna jest także realizacja części szkoleń w formule zdalnej jako samokształcenie kierowane (e-learning), ale dotyczy to wyłącznie określonych kategorii uczestników.
- Kogo dotyczy obowiązek szkoleń okresowych BHP: pracowników (w szczególności zatrudnionych na stanowiskach robotniczych), a także pracodawców oraz innych osób kierujących pracownikami.
- Kiedy szkolenie okresowe BHP może być online: tylko wtedy, gdy dana grupa ma dopuszczoną formę szkolenia w postaci samokształcenia kierowanego (e-learningu).
- Dla jakich grup dopuszcza się samokształcenie kierowane: pracodawców i osób kierujących pracownikami; pracowników administracyjno-biurowych oraz wykonujących zadania biurowe lub niewymagające pracy fizycznej; pracowników inżynieryjno-technicznych (w tym projektantów i technologów); pracowników służby BHP oraz inne osoby wykonujące zadania tej służby.
- Jak może wyglądać zdalna forma szkolenia: samokształcenie kierowane z materiałami multimedialnymi i testami; możliwe są również formy uzupełniające w ramach programu.
- Jak wygląda potwierdzenie ukończenia: po zakończeniu szkolenia uczestnik rozwiązuje test końcowy, a pozytywny wynik stanowi podstawę do wydania zaświadczenia o ukończeniu szkolenia.
- Odpowiedzialność po stronie pracodawcy: szkolenie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy oraz wymaga prowadzenia i archiwizowania dokumentacji potwierdzającej odbycie (np. zaświadczeń i kart szkolenia).
W praktyce szkolenie okresowe BHP online jest możliwe po dopasowaniu roli/stanowiska do grup, dla których dopuszcza się samokształcenie kierowane. W pozostałych przypadkach obowiązuje realizacja szkolenia w dopuszczonej organizacyjnie formie.
W jakich przypadkach szkolenie okresowe BHP można zrealizować online (zakres i grupy pracowników)
Szkolenie okresowe BHP może być realizowane zdalnie w ramach form dopuszczonych dla wybranych grup pracowników i ról. Decyzja sprowadza się do tego, czy dana osoba/rola ma dopuszczoną możliwość odbycia szkolenia online, w szczególności jako samokształcenie kierowane (e-learning).
| Grupa pracowników / rola | Jaka forma online wchodzi w grę | Częstotliwość szkolenia okresowego |
|---|---|---|
| Pracownicy administracyjno-biurowi | online (samokształcenie kierowane / e-learning) | co 6 lat |
| Pracownicy inżynieryjno-techniczni | online (w tym samokształcenie kierowane) | co 5 lat |
| Pracodawcy i osoby kierujące pracownikami | online (w tym samokształcenie kierowane / e-learning) | co 5 lat |
| Pracownicy służby BHP oraz inne osoby wykonujące zadania tej służby | online (samokształcenie kierowane / e-learning) | — |
Samokształcenie kierowane jako zdalna realizacja szkolenia okresowego polega na samodzielnym przyswajaniu materiałów dostępnych na platformie e-learningowej oraz na zdaniu egzaminu końcowego; w tej formule zakłada się również zapewnioną konsultację z wykładowcami.
- Dobór kategorii ma znaczenie: online nie jest „domyślne” dla wszystkich stanowisk — decyduje przypisanie roli do grup, które mają dopuszczoną formę samokształcenia kierowanego.
- Typowe zastosowanie: samokształcenie kierowane jest wykorzystywane m.in. dla pracowników administracyjno-biurowych, osób kierujących pracownikami, pracowników inżynieryjno-technicznych oraz służby BHP.
- Rozbieżności w zadaniach: jeśli stanowisko łączy różne rodzaje zadań, o kwalifikacji do online przesądza dopuszczenie dla danej kategorii, a nie sam ogólny podobny zakres obowiązków.
Pracownicy administracyjno-biurowi oraz inżynieryjno-techniczni
Szkolenia okresowe BHP online są dopuszczalne dla wybranych grup pracowników. Dotyczy to m.in. pracowników administracyjno-biurowych oraz pracowników inżynieryjno-technicznych, przy czym częstotliwość odnowienia jest różna: co 6 lat (administracyjno-biurowi) oraz co 5 lat (inżynieryjno-techniczni).
| Grupa pracowników | Forma online (co może być realizowane zdalnie) | Częstotliwość szkolenia okresowego | Warunki ograniczające |
|---|---|---|---|
| Pracownicy administracyjno-biurowi | online (np. samokształcenie kierowane / e-learning) | co 6 lat | możliwe wyłączenie z obowiązku w razie niskiego ryzyka zawodowego oraz – gdy ma zastosowanie – w oparciu o ważne zaświadczenie z innego miejsca |
| Pracownicy inżynieryjno-techniczni | online (w tym samokształcenie kierowane) | co 5 lat | online dotyczy kategorii stanowisk dopuszczonych do tej formy szkolenia |
O kwalifikacji do szkolenia okresowego BHP online nie decyduje ogólne podobieństwo zakresu obowiązków (np. „biurowy charakter pracy”), lecz przypisanie do kategorii stanowiska, dla której przewidziana jest dopuszczona forma zdalna, czyli samokształcenie kierowane (e-learning). W praktyce oznacza to, że stanowisko łączące różne zadania może być oceniane przez pryzmat tego, czy dana osoba należy do grupy uprawnionej do online.
- Administracyjno-biurowi: szkolenie okresowe online co 6 lat; możliwe wyłączenie przy niskim ryzyku zawodowym oraz – gdy ma zastosowanie – na podstawie ważnego zaświadczenia z innego miejsca.
- Inżynieryjno-techniczni: szkolenie okresowe online co 5 lat; online może obejmować samokształcenie kierowane.
- Stanowiska robotnicze / prace szczególnie niebezpieczne: szkolenie okresowe BHP online nie jest dopuszczalne i wymagane jest szkolenie w formule stacjonarnej z instruktażem stanowiskowym.
Pracodawcy i osoby kierujące pracownikami
Pracodawcy oraz osoby kierujące pracownikami muszą ukończyć pierwsze szkolenie okresowe BHP w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na danym stanowisku. Następnie szkolenia okresowe powtarza się co 5 lat.
Szkolenia okresowe BHP – w tym szkolenia okresowe BHP online – mogą być realizowane zdalnie, jeżeli organizator zapewnia zgodną z przepisami organizację i program właściwy dla tej grupy. Szkolenie powinno odbywać się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.
- Kogo dotyczy: pracodawców oraz osoby kierujące pracownikami.
- Pierwszy termin: do 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku.
- Częstotliwość: co 5 lat w kolejnych cyklach.
- Forma (w tym online): dopuszczalna realizacja online, o ile spełnione są wymagania organizacyjne i programowe dla danej formy.
- Warunki pracownicze: szkolenie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.
Kiedy szkolenie okresowe BHP online nie jest dopuszczalne
Szkolenia okresowe BHP realizowane online nie są dopuszczalne dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych. W tej grupie obowiązuje wyłącznie forma stacjonarna w postaci instruktażu pod nadzorem wyznaczonego instruktora, a szkolenia nie mogą odbywać się jako e-learning ani samokształcenie kierowane.
- Zakaz formy zdalnej: szkolenia okresowe BHP dla pracowników na stanowiskach robotniczych nie mogą być prowadzone w trybie online (e-learning).
- Wymagana forma: dla tej grupy dopuszczalna jest wyłącznie realizacja stacjonarna jako instruktaż.
- Nadzór instruktora: instruktaż ma odbywać się pod nadzorem wyznaczonego instruktora, a nie w modelu kursu online.
- Konsekwencja organizacyjna: organizując szkolenia okresowe BHP online, trzeba ograniczyć je do stanowisk, dla których taka forma jest dopuszczalna; przy stanowiskach robotniczych nie wolno „przełączać” szkolenia na zdalny kurs.
- Przykłady stanowisk robotniczych: do tej kategorii zalicza się m.in. budowlańców, sprzątaczki, kierowców, operatorów maszyn i magazynierów.
Jeżeli w firmie występują stanowiska robotnicze, szkolenia okresowe BHP online mogą dotyczyć co najwyżej pozostałych grup pracowników, natomiast cykl dla tej kategorii musi pozostać w wariancie stacjonarnego instruktażu.
Terminy odnowienia, wymagania formalne oraz warunki uznania szkolenia zdalnego
Terminy odnowienia szkolenia okresowego BHP ustala się w zależności od stanowiska oraz poziomu ryzyka związanego z warunkami pracy. Zagadnienia merytoryczne muszą odpowiadać programowi ramowemu wyznaczonemu przez ustawodawcę, a nie ogólnym założeniom szkoleniowym.
| Grupa pracowników / stanowisko | Częstotliwość odnowienia | Termin pierwszego szkolenia okresowego |
|---|---|---|
| Pracownicy na stanowiskach szczególnie niebezpiecznych | co 1 rok | najpóźniej w 12 mies. od rozpoczęcia pracy |
| Pozostali pracownicy robotniczy | co 3 lata | najpóźniej w 12 mies. od rozpoczęcia pracy |
| Osoby kierujące pracownikami | co 5 lat | do 6 mies. od objęcia stanowiska kierowniczego |
| Pracownicy inżynieryjno-techniczni oraz służby BHP | co 5 lat | najpóźniej w 12 mies. od rozpoczęcia pracy |
| Pracownicy administracyjno-biurowi | co 6 lat | najpóźniej w 12 mies. od rozpoczęcia pracy |
Jeżeli szkolenie okresowe ma być zrealizowane online, dopasowanie trybu do przepisów ma znaczenie zarówno dla wyboru grupy pracowników, jak i dla spełnienia wymagań formalnych. Szkolenia okresowe online realizuje się w formie zdalnej, w tym jako samokształcenie kierowane lub kurs e-learningowy dla wybranych grup.
W dokumentowaniu i uznaniu liczy się nie tylko to, że szkolenie zostało odbyte w odpowiednim terminie, ale też zgodność merytoryczna z zakresem wynikającym z programu ramowego. W niektórych sytuacjach możliwe jest wyłączenie obowiązku odbycia szkolenia okresowego (dotyczy to pracowników biurowych przy niskim ryzyku zawodowym działalności pracodawcy) albo uznanie szkolenia po przedłożeniu ważnego zaświadczenia o odbyciu szkolenia u innego pracodawcy.
- Odstępy między szkoleniami: należy przestrzegać terminów właściwych dla danej grupy, aby utrzymać ważność szkolenia i zachować możliwość wykonywania obowiązków zawodowych.
- Weryfikacja przesłanek wyłączenia: przy zastosowaniu wyłączenia dla pracowników biurowych trzeba mieć potwierdzone spełnienie warunku niskiego ryzyka zawodowego.
- Zaświadczenie: przy uznaniu na podstawie zaświadczenia powinno ono dotyczyć szkolenia okresowego właściwego dla pracownika i obejmować wymagany zakres.
Jak potwierdzić odbycie szkolenia i jakich błędów unikać przy organizacji
Potwierdzenie odbycia szkoleń BHP po stronie organizatora domyka się w praktyce poprzez właściwe udokumentowanie (zgodnie z obowiązującymi wzorami) i przechowanie dokumentów w aktach osobowych pracownika, aby były dostępne do wglądu podczas kontroli.
Wybór odpowiedniego sposobu potwierdzania zależy od rodzaju szkolenia: wstępne potwierdza się na karcie szkolenia wstępnego, a okresowe – zaświadczeniem o ukończeniu szkolenia okresowego po egzaminie sprawdzającym.
- Szkolenie wstępne: odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego potwierdza się na karcie szkolenia wstępnego; przy formie elektronicznej składa się odpowiednią adnotację w karcie oraz dołącza dokumenty elektroniczne jako dowód.
- Szkolenie okresowe: po zakończeniu egzaminu sprawdzającego organizator wydaje zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego, zgodne ze wzorem określonym w przepisach; odpis/zaświadczenie trafia do akt osobowych.
- Miejsce przechowywania: karta szkolenia wstępnego i zaświadczenia z ukończenia szkolenia okresowego są przechowywane w aktach osobowych pracownika i powinny być możliwe do okazania podczas kontroli.
- Zgodność formalna dokumentów: zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego powinno być wystawione zgodnie ze wzorem określonym w przepisach (nie jako „ogólne potwierdzenie” odbycia szkolenia).
- Spójność merytoryczna: szkolenia okresowe muszą odpowiadać programowi ramowemu wyznaczonemu przez ustawodawcę – samo poprawne skompletowanie dokumentów nie zastępuje prawidłowej realizacji programu.
- Forma szkolenia a przypisanie do grupy: jeżeli w ramach organizacji przewiduje się szkolenia okresowe online, konieczne jest dopilnowanie dopuszczalności takiej formy dla danej sytuacji (w tym zgodności formy z grupą pracowników).
- Unikaj braków w dokumentacji: nie ograniczaj się do potwierdzenia „ustnego” lub niepełnych zapisów – w dokumentach powinny znaleźć się elementy wymagane dla danej formy (papier lub elektroniczna adnotacja wraz z dowodami).
